A megfelelően lebonyolított pályázati folyamat kulcsfontosságú a kiíró és a pályázó cég jó kapcsolatának megteremtésében. Az időzítési elvárások megértése pedig segít, hogy ez a kapcsolat már az elejétől jól induljon. Mutatjuk, mi mindenre érdemes odafigyelni!

Egy projekt megfelelő pályáztatásához jelentős időbefektetés szükséges. Még az egyszerű pályázati folyamatok is többórás előkészítést igényelnek a projektmenedzsertől. Ezután jellemzően több napra van szükség az ajánlatok elkészítéséhez.

A leadás határideje gyakran kritikus egy munka szempontjából. Ilyenkor keresztbe tehet az ütemtervnek, ha hosszú ideig tart a pályázatírás, csökkentve a projekt pénzügyi megtérülésének esélyeit. Ezért fontos, hogy a csapattal és a szállítókkal együtt ütemezési irányelveket határozzon meg. Mennyi ideig tartson tehát a pályázati eljárás?

Annak elemzésére, hogy a kiíró szervezetek általában mennyi időt adnak a szállítóknak, három különböző szakaszban vizsgáltuk meg a pályázási folyamatot:

Felhívás első ajánlatra: Ez a szám a pályázatok benyújtásának határidejét jelenti az első körben. Az ajánlattevők felhívásától számítva az első ajánlat kézhezvételéig átlagosan 7,8 nap telik el.

Az első ajánlattól az utolsó ajánlatig: Ez általában az az időszak, amikor az ajánlatokat felülvizsgálják, ideértve a tisztázandó kérdéseket. Más esetekben ez lehet az első és az utolsó ajánlat kézhezvétele között eltelt idő, beleértve a módosításokat is. Az első ajánlat beérkezésétől az utolsóig átlagosan 4 nap telik el.

Utolsó döntési kör: Ez az időkeret az utolsó ajánlat és a pályázat odaítélése között. Az utolsó tárgyalások és a végleges letisztázás idejét tükrözi, ideértve a belső jóváhagyási és aláírási folyamatokat is az ajánlatok odaítéléséhez.

Kisebb, kevésbé összetett projektek esetében a medián időtartam mindössze öt nap a pályázati felhívástól az első pályázatig, három nap az összes ajánlat beérkezéséig, és 6,7 nap az utolsó beérkezett ajánlat és az odaítélés között. Ám a nagyobb munkák esetében a pályáztatásra szánt napok mediánja 16 nap, vagyis valamivel több mint két hét.

A tenderek visszaküldési határideje általában péntek: ilyenkor csaknem kétszer annyi pályázatot adnak e, mint a hét bármely másik napján. Kérdéses, hogy a projektmenedzserek valóban foglalkoznak-e a pályázatok bírálatával a hétvégén. Elképzelhető, hogy számolnak az ajánlattevők késésével, ezért többletnapokat adnak nekik a hétvégi kiküldéshez.

Ezen információk alapján a bevált gyakorlatok azt mutatják, hogy körülbelül két és fél hetet vesz igénybe egy pályáztatási folyamat az ajánlat elküldésének napjától a pályázat odaítéléséig. Fontos szem előtt tartani, hogy ezek a számok a projekt méretétől és összetettségétől függően nagyon eltérőek lehetnek.