A rendezvényszervezés elképesztően összetett feladat, ami ugyanakkor izgalmas is.

Próbára tehetjük a képességeinket többféle területen is, amiből sokat tanulhatunk és fejlődhetünk. Nem árt azonban tudni, hogy pontosan mire is vállalkozunk, hogy a lehető legfelkészültebbek lehessünk. Ebben segítünk cikkünkkel!

Emlékeztetők, emlékeztetők, emlékeztetők

Az emberek már csak olyanok, hogy hajlamosak elfeledkezni még a fontos dolgokról is – ezt pedig nem árt figyelembe venni rendezvényszervezésnél is. Mind a vendégeknek, mind az előadóknak kimehet a fejéből egy-egy fontos határidő, ilyenkor pedig a mi dolgunk emlékeztetni őket. Amennyiben pedig az eseményünket korán meghirdettük, a rendezvény előtt küldjük SMS-t vagy e-mailt, nehogy valaki feledékenységből ne jelenjen meg.

A lehető legtöbb feladatot érdemes delegálni

Nem érthetünk mindenhez, és nem is lesz időnk, energiánk mindent magunk csinálni a rendezvényünkön. Úgy tehermentesíthetjük magunkat, és úgy tehetjük kifogástalanná az eseményt, ha profikat kérünk fel egyes részfeladatokra. Mindenképp érdemes delegálni a cateringet vagy az őrzés-védelmet, de lehet, hogy a megfelelő informatikai háttér kiépítésében is egy felkészült csapat segítségére szorulunk majd. A kiszervezés persze megdobja a költségvetésünket, cserébe viszont zökkenőmentes lesz a lebonyolítás.

Némelyik program sokkal népszerűbb lesz, mint a többi

Nem igazán szeretnénk ebbe belegondolni, de a szomorú helyzet sajnos ez: egyes előadásokon tömegek lesznek, míg másokon alig lézeng majd valaki. Előre aligha jósolhatjuk meg, hogy melyik program fullad érdektelenségbe, annyit viszont megtehetünk, hogy B-tervekkel készülünk. Amikor úgy látjuk, hogy egy-egy programra nincs elég jelentkező, tegyük át azt egy másik időpontba, vagy vonjuk össze egy másik előadással.

A biztonságot sem lehet félvállról venni

Bár abban reménykedünk, hogy a rendezvényünk a lehető legjobban sikerül majd, számos olyan esemény történhet, ami veszélyezteti a jelenlévők biztonságát. Ezért aztán tegyünk megelőző lépéseket. Már az is sokat ér, ha olyan helyszínt választunk, ahol kamerák ügyelnek a biztonságra, de még jobb, ha őrzés-védelemmel foglalkozó céget kérünk fel a feladatra. A szakemberek szavatolják a résztvevők biztonságát, ráadásul az emberek tájékoztatásából, útba igazításából is kivehetik a részüket.

Nem minden rendezvény való mindenkinek

Azért szervezünk rendezvényt, hogy azon minél többen megjelenjenek és élményekkel telve távozzanak. Csakhogy mindenkit aligha tudunk becsábítani a programjainkra, ezért ismernünk kell, hogy pontosan kik alkotják a célközönségünket. Őket kell megszólítanunk, és minél nagyobb számban részvételre ösztönöznünk. Ehhez tudnunk kell, hogy a potenciális érdeklődőknek mik a főbb jellemzőik: hol élnek, hány évesek, milyen üzenetekre vevők és még sorolhatnánk. 

A közösségi média megkerülhetetlen

Tény, hogy napjainkban az emberek elsősorban (vagy akár kizárólag) a közösségi médiából tájékozódnak. Nem engedhetjük meg tehát azt a luxust magunknak, hogy hanyagoljuk a legnépszerűbb platformokat. Mindenképp hozzunk létre egy eseményt, ahol az érdeklődők jelezhetik a részvételi szándékukat. Az oldalunkat töltsük fel érdekes és hasznos tartalmakkal, és igyekezzünk olyan influenszerekkel népszerűsíttetni a rendezvényünket, akik képesek a célközönségünkhöz szólni.

Muszáj a technikára támaszkodni

A közösségi média és a saját honlap alapvetőnek számít egy rendezvény esetében. Ennél azonban jobban is kiaknázhatjuk a modern technológiai előnyeit: napjainkban komplett rendezvényszervező szoftverek állnak a rendelkezésünkre, melyekben egy helyen kezelhetjük a regisztrációt, a marketinget, a számlázást vagy az e-mailek kiküldését. Amennyiben pedig a pénztárcánk engedi, hozzunk létre egy önálló mobilalkalmazást is.

Az adatok aranyat érhetnek

Honnan tudhatjuk, hogy a rendezvényünk sikeres volt-e vagy sem? Nos, onnan, hogy már a nagy nap előtt meghatározzuk azokat a célokat, amiket el szeretnénk érni. Ez lehet egy bizonyos számú résztvevő, meghatározott nagyságú bevétel vagy bármi, ami számunkra fontos. A lényeg, hogy a rendezvény után gyűjtsük be az adatokat, és hasonlítsuk őket össze a kitűzött célokkal. Ezek alapján végezhetjük el azokat a finomhangolásokat, melyekkel a jövőben még nagyobb sikerre számíthatunk.

Az ördög a részletekben lakik

Nem elég nagy vonalakban tudnunk, hogy mi és hogyan fog történni a rendezvényünkön. Olyan tervre van szükségünk, ami a nap minden percét lefedi és minden felmerülő nehézségre megoldási alternatívákat nyújt. Ehhez bizony alapos felkészülés szükséges, de csakis így garantálhatjuk a felhőtlen élményt minden résztvevőnek – és így növelhetjük a márkánk népszerűségét is.

A rendezvény után sem érnek véget a teendők

Nem dőlhetünk hátra azután sem, hogy az utolsó vendég is távozott. Sőt, ilyenkor kell igazán aktivizálnunk magunkat, ha szeretnénk a jövőben még jobb rendezvényt szervezni. Az esemény után proaktívnak kell lennünk, és mihamarabb visszajelzést kérni a résztvevőktől, előadóktól. Mivel voltak elégedettek, és mi nem tetszett nekik a rendezvényen? Ezeket az értékes visszajelzéseket aztán felhasználhatjuk és tanulhatunk belőlük. Az is egy jó módja az utánkövetésnek, ha a rendezvény után kiküldjük az előadások átiratát vagy videófelvételét.